Mesmo que o lucro não seja o seu principal objetivo ao realizar um evento, não há como negar que ninguém gosta de ter prejuízo. Independente do tipo do evento produzido por você, é importante fazer de tudo para evitar perder dinheiro. Por conta disso, preparamos algumas dicas de como não ter prejuízo ao produzir um evento.
Como nem sempre tudo acontece conforme planejamos, é indispensável que o seu planejamento seja o mais detalhado possível, sempre a fim de se prevenir contra imprevistos desagradáveis. Se você não estiver devidamente preparado, o evento correrá o risco de ser um desastre, o que não apenas desagradará ao público e afetará a sua credibilidade como produtor, mas também poderá gerar diversos problemas financeiros.
Para fugir do vermelho nas suas contas, fique atento às nossas dicas de como não ter prejuízo ao produzir um evento.
1. Dê importância a todos os detalhes
A primeira coisa que você deve saber é dar importância a todos os detalhes. Por mais que seu prazo seja bastante apertado, nem pense em ignorar alguns detalhes na hora de se planejar. Lembre que qualquer descuido pode ser crucial para o sucesso do seu evento. Dependendo da gravidade do seu erro, é possível que o evento vire um grande fracasso, que poderia ser evitado com um pouco mais de atenção.
2. Organize-se com planilhas de planejamento financeiro
Claro que não tem condições de obter êxito no fim de um evento ao fechar as contas se você não começar com o pé direito. Isso quer dizer que, desde o princípio, é necessário estar bem organizado com tudo o que diz respeito aos valores que precisarão ser pagos para garantir que o evento em questão aconteça como você deseja.
Não se esqueça de que a criação de planilhas de planejamento financeiro é uma das melhores opções para quem quer se organizar antes, durante e após um evento. Desse jeito, fica muito mais fácil controlar as despesas, diminuindo suas chances de ultrapassar o orçamento disponível para a realização de cada evento.
3. Contrate uma equipe capacitada
É óbvio que ninguém consegue produzir um evento sozinho. Sendo assim, o seu sucesso vai depender do esforço da equipe contratada para te auxiliar a colocar seus planos em prática. Ao escolher uma equipe capacitada, a probabilidade de ter prejuízo será muito menor, pois cada profissional deve estar preparado para agir da maneira mais econômica possível. Como em qualquer trabalho em grupo, o erro de um integrante pode prejudicar o resultado final da sua produção de eventos. Portanto, certifique-se de que sua equipe seja bem qualificada e esteja em sintonia.
O ideal é que os responsáveis pela organização financeira tenham experiência em administração de eventos, o que vai proporcionar mais oportunidades de tomar decisões certeiras e não deixar que escolhas desnecessárias façam parte da sua lista de gastos. Por isso, é fundamental conferir o trabalho anterior das pessoas que você tem a intenção de chamar para a sua equipe, visto que não é nada aconselhável arriscar o futuro do seu trabalho contratando quem não tem a menor noção de como atuar.
4. Fique de olho na demanda
Outra aspecto que você precisa considerar com muita atenção é a demanda do evento em questão. Uma vez que pessoas satisfeitas tendem a elogiar os organizadores de eventos que deram certo, é imprescindível fazer o que estiver ao seu alcance para que a demanda do seu público-alvo seja atendida.
Se você não se empenhar para atender à demanda de cada evento, dificilmente você conseguirá comentários positivos e até novas chances de patrocínio. O mesmo vale para a possibilidade de que o público insatisfeito vá a outros eventos produzidos por você, pois isso será menos provável caso haja um descuido com a demanda do seu público.
5. Monitoramento do apelo das atrações
É comum reservar uma parte do orçamento para o pagamento de algumas atrações, como apresentações musicais. Porém, o tiro pode sair pela culatra se você não fizer um monitoramento do apelo de cada atração visada para o evento. Por exemplo: uma banda que não tem feito tanto sucesso pode ser sinônimo de poucos ingressos, assim como um cantor que está com a reputação afetada por atitudes negativas.
6. Escolha a data e o horário com cuidado
No momento de definir onde será o evento e o horário em que ele ocorrerá, você deve ter bastante cuidado com essa escolha, afinal, se a data já estiver cheia de outros eventos marcados, você corre o risco de ver seu público não comparecendo ao seu evento e indo direto para os concorrentes. O mesmo pode ser dito sobre o horário, pois cada tipo de evento requer um horário específico para acontecer. Um show destinado ao público infanto-juvenil, por exemplo, não fará sucesso se ocorrer em um domingo à noite. Mais dicas de como escolher data e local para o seu evento.
7. Consiga as autorizações necessárias para o evento acontecer
Muitos produtores ficam no prejuízo porque o planejamento deles não inclui as autorizações necessáriaspara seus eventos acontecerem. Pensando nisso, lembre que é melhor se assegurar e evitar possíveis multas.
8. Defina o patrocínio mais adequado
Cada evento combina com um tipo de patrocínio. Portanto, analise bem as suas opções antes de fechar contrato com qualquer patrocinador. Ao escolher o patrocínio correto, você economizará mais e, consequentemente, não gastará o que não precisa com muitos detalhes.
Agora que você sabe como fugir do prejuízo, seus eventos não serão acompanhados de problemas financeiros e a sua satisfação ao terminar um trabalho será bem maior!